Khi đặt sản phẩm sâm số lượng lớn từ một cơ sở vùng hồ Tà Đùng, như vài chục hộp quà cho cơ quan hay một lô lát khô về bán lại, việc cần làm theo thứ tự là: xin mẫu và dùng thử, xem hồ sơ sản phẩm (nhãn, bản tự công bố, phiếu kiểm nghiệm), chốt quy cách bằng văn bản, thống nhất lịch giao và cách đóng gói vận chuyển, rõ hoá đơn và cách thanh toán, rồi kiểm hàng khi nhận đối chiếu với mẫu. Phần lớn rắc rối ở đơn lớn không đến từ sâm kém mà từ những điều hai bên tưởng đã hiểu giống nhau nhưng chưa ghi ra.
Mua một túi sâm, nếu không ưng thì lần sau đổi chỗ khác. Mua năm mươi hộp quà giao đúng một ngày trước Tết, nếu hộp sai quy cách hay sâm ẩm thì không còn thời gian xoay xở. Vì thế đơn lớn cần một chút thủ tục, kể cả khi người bán là người quen.
Bài này viết cho người đặt hàng ở mức cơ quan, công ty nhỏ, cửa hàng bán lại. Không có giá ở đây, chỉ có những bước và câu hỏi giúp đơn hàng diễn ra đúng như anh chị hình dung. Phép tắc tặng quà và cách chọn quà cho người nhận có bài riêng trong danh mục quà của trang.
Các bước của một đơn hàng sâm số lượng lớn
Dưới đây là trình tự gọn cho một đơn hàng vài chục tới vài trăm đơn vị. Đơn nhỏ hơn có thể gộp bước, đơn lớn hơn thì nên làm hợp đồng đầy đủ:
- Xác định mục đích: làm quà biếu, quà cho nhân viên, hay bán lại. Mục đích quyết định dạng sâm, quy cách và giấy tờ cần có.
- Chọn hai hoặc ba cơ sở để hỏi, đối chiếu tên và mã số trong danh bạ doanh nghiệp hoặc trên cổng đăng ký doanh nghiệp nếu người bán là công ty, hợp tác xã.
- Xin mẫu đúng loại định đặt, dùng thử ở nhà: mở gói, nhìn, ngửi, hãm hoặc nấu thử.
- Xin hồ sơ sản phẩm: ảnh nhãn, bản tự công bố, phiếu kiểm nghiệm còn hạn.
- Chốt quy cách bằng văn bản: khối lượng mỗi gói, loại bao bì, hộp, thiệp, số lượng, ngày giao, nơi giao.
- Thống nhất thanh toán, đặt cọc, hoá đơn và cách xử lý khi hàng không đúng mẫu.
- Nhận hàng, kiểm ngay theo danh sách đã thống nhất, ký biên nhận khi đã kiểm.
Văn bản ở đây không cần cầu kỳ. Một tin nhắn liệt kê đủ các điểm trên, được người bán xác nhận lại, đã tốt hơn nhiều so với thoả thuận miệng qua điện thoại.
Mẫu thử: xin gì, kiểm gì
Mẫu nên là đúng sản phẩm định đặt, đóng gói như hàng sẽ giao, không phải một nắm lát sâm đẹp chọn riêng. Nếu đặt hộp quà gồm lát khô và trà, xin mẫu cả hai. Với cơ sở có nhiều lô, hỏi mẫu thuộc lô nào và hàng giao sẽ lấy từ lô nào; sâm khác lô có thể khác màu, khác độ dày lát.
Kiểm mẫu theo cách người nhận sẽ dùng. Mở gói, nhìn màu lát, ngửi xem có mùi hăng, mùi mốc hay không, bẻ thử xem lát khô giòn hay dẻo ẩm. Hãm hoặc nấu một ít, xem nước và vị. Với hộp quà, thử mở hộp như một người nhận: hộp có chắc không, gói bên trong có xô lệch không, có giấy hướng dẫn dùng không.
Nếu đặt cho nhiều người dùng, như quà cho cả cơ quan, nên để hai ba người khác nhau cùng thử mẫu. Người quen uống nước sâm và người chưa từng dùng có cảm nhận rất khác về độ nhớt, độ ngọt; ý kiến của vài người giúp anh chị chọn dạng sâm hợp với số đông người nhận hơn.
Giữ lại một phần mẫu, ghi ngày nhận. Đây là chuẩn để so khi hàng về. Nếu hàng giao khác hẳn mẫu, phần mẫu giữ lại là căn cứ rõ nhất để hai bên nói chuyện mà không ai phải dựa vào trí nhớ.
Hồ sơ sản phẩm và hoá đơn: xin trước, đừng để sau
Với thực phẩm bao gói sẵn, người bán có tự công bố sẽ có bản tự công bố và phiếu kiểm nghiệm của sản phẩm. Xin bản chụp trước khi đặt, đối chiếu tên sản phẩm và thành phần trên hồ sơ với nhãn của mẫu. Hồ sơ của "sâm lát" không dùng thay cho "trà sâm phối" hay "hộp quà tổng hợp". Nếu hộp quà gồm nhiều sản phẩm của nhiều cơ sở, mỗi sản phẩm bên trong vẫn cần nhãn riêng của đơn vị chịu trách nhiệm.
Hoá đơn là chuyện cơ quan và cửa hàng bán lại hay gặp vướng nhất. Doanh nghiệp và hợp tác xã dùng hoá đơn điện tử; hộ kinh doanh thì tuỳ cách nộp thuế. Hỏi rõ trước khi đặt: có xuất được hoá đơn không, ghi tên hàng thế nào, ghi theo đơn giá từng hộp hay theo lô, xuất vào ngày nào. Gửi trước thông tin cần ghi trên hoá đơn để tránh phải huỷ, lập lại.
Cửa hàng lấy về bán lại cần thêm một điều: hàng phải có nhãn đầy đủ theo quy định trước khi lên kệ. Nếu người bán giao hàng rời để cửa hàng tự đóng gói và dán nhãn của mình, trách nhiệm về nhãn và hồ sơ chuyển sang phía cửa hàng. Trường hợp này nên hỏi cơ quan an toàn thực phẩm của địa phương trước khi làm.
Những điểm cần chốt trong đơn hàng
Bảng dưới gom các điểm hay bị bỏ sót. Chốt được đủ các dòng này bằng tin nhắn hay văn bản, đơn hàng gần như không còn chỗ để hiểu lầm.
| Điểm cần chốt | Vì sao hay sinh chuyện | Cách ghi rõ |
|---|---|---|
| Khối lượng mỗi gói | "Một hộp" mỗi người hiểu một khác | Ghi số gam tịnh mỗi gói và số gói mỗi hộp |
| Dạng sâm và lô | Lát dày, lát mỏng, có vỏ hay bỏ vỏ khác nhau | Ghi theo mẫu đã duyệt, kèm ảnh mẫu |
| Bao bì, hộp, thiệp | Màu hộp, có in tên đơn vị đặt hay không | Gửi ảnh hoặc bản thiết kế, duyệt trước khi làm |
| Ngày giao | Sát Tết, sát sự kiện, xe kẹt, hàng chưa kịp | Ghi ngày giao chậm nhất, chừa vài ngày dự phòng |
| Nơi giao và người nhận | Giao nhầm văn phòng, không ai nhận | Ghi địa chỉ, tên và cách liên lạc người nhận |
| Đặt cọc, thanh toán | Chuyển hết trước rồi hàng không đúng | Đặt cọc một phần, phần còn lại sau khi kiểm hàng |
| Hàng không đúng mẫu | Không có thoả thuận thì khó đòi đổi | Ghi rõ đổi, bù hay trừ tiền trong trường hợp nào |
Với cơ sở nhỏ ở vùng hồ, nhiều điểm trong bảng có thể mới với họ. Nói trước, nói rõ là cách tôn trọng cả hai bên, và người bán làm nghề nghiêm túc thường cảm ơn vì được biết chính xác người mua cần gì.
Lấy hàng về bán lại: những điều cửa hàng phải lo thêm
Cửa hàng lấy sâm về bán đứng giữa nhà làm và người mua lẻ, nên ngoài việc chọn hàng còn phải lo phần giữ hàng. Lát sâm khô và bột hút ẩm, nên kệ hàng cần khô, tránh nắng chiếu trực tiếp, tránh sát nền nhà hay tường ẩm. Ở những vùng có mùa nồm, hàng để lâu trên kệ dễ mềm lát, lên mốc dù bao bì vẫn kín.
Nhập hàng theo lượng bán được trong một khoảng thời gian ngắn thay vì ôm nhiều. Xếp hàng theo nguyên tắc lô nhập trước bán trước, kiểm hạn dùng định kỳ, tách riêng hàng gần hết hạn để xử lý với nhà cung cấp thay vì để khách tự phát hiện. Giữ hồ sơ sản phẩm của từng lô: hoá đơn nhập, bản tự công bố, phiếu kiểm nghiệm mà nhà cung cấp gửi.
Phần lời giới thiệu với khách cũng là trách nhiệm của cửa hàng. Nhân viên chỉ nên nói những gì nhãn và hồ sơ cho phép: dạng sâm, nơi trồng nếu có căn cứ, cách dùng, cách cất. Không giới thiệu sâm như thuốc, không hứa công dụng chữa bệnh, kể cả khi nhà cung cấp gửi kèm tờ rơi nói như vậy; lời quảng cáo sai do cửa hàng nói ra thì cửa hàng phải chịu. Với khách có bệnh, đang mang thai hay đang dùng thuốc, câu đúng nhất là khuyên họ hỏi bác sĩ, dược sĩ trước khi dùng.
Lịch giao, mùa vụ và vận chuyển
Sâm Bố Chính có mùa nhổ, và lát khô cần thời gian phơi, sấy. Đơn lớn nên đặt sớm, nhất là đơn quà Tết, khi nhiều người cùng đặt một lúc. Hỏi người bán hàng sẵn trong kho bao nhiêu, phần còn lại cần bao lâu để làm, và lô nào sẽ được dùng.
Vùng hồ Tà Đùng ở trên cao, đường đi nhiều đèo dốc, mùa mưa Tây Nguyên thường kéo dài từ khoảng tháng Năm đến tháng Mười, có lúc ảnh hưởng tới việc chở hàng. Với hàng khô, rủi ro chính trên đường là ẩm: hộp để trong khoang xe nóng ẩm, mưa thấm thùng. Đề nghị người bán bọc túi chống ẩm bên ngoài thùng, đặt gói hút ẩm trong hộp, và ghi ngày đóng thùng.
Với củ tươi, đơn lớn khó hơn nhiều: củ cần giữ mát, nhanh hỏng nếu bị ủ trong thùng kín. Nếu bắt buộc đặt củ tươi số lượng lớn, chọn hình thức hút chân không giữ lạnh, thời gian chuyển ngắn, và có người nhận ngay khi hàng tới. Với quà cơ quan, lát khô hoặc trà thường là lựa chọn an toàn hơn.
Kiểm hàng khi nhận
Đếm trước, ký sau. Đếm số thùng, số hộp so với đơn. Mở ngẫu nhiên vài thùng, không chỉ thùng trên cùng. Ký biên nhận sau khi đã kiểm, hoặc ghi rõ "chưa kiểm" nếu phải ký trước.
So với mẫu đã giữ. Đặt một gói hàng giao cạnh phần mẫu đã giữ: màu lát, độ dày, mùi, độ giòn. Khác chút ít giữa các lô là bình thường; khác hẳn thì chụp ảnh và báo người bán ngay hôm đó.
Nhìn nhãn và hạn dùng. Mọi gói phải có nhãn, ngày sản xuất, hạn dùng. Hàng giao có hạn dùng ngắn hơn hẳn mẫu là điều cần hỏi, nhất là khi quà sẽ được cất một thời gian trước khi trao.
Kiểm ẩm. Bóp nhẹ gói lát khô: lát khô giòn sột soạt, lát ẩm mềm và dính. Gói có hơi nước đọng bên trong, có đốm trắng hay mùi mốc thì tách riêng, không trộn vào hàng tốt.
Lưu lại. Chụp ảnh thùng hàng khi mở, giữ biên nhận, hoá đơn, tin nhắn chốt đơn. Nếu cần đổi một phần, bộ ảnh và giấy tờ này giúp việc giải quyết nhanh, không phải tranh cãi.
Câu hỏi thường gặp
Đặt sâm làm quà cho cơ quan nên chọn dạng nào?
Thường là lát khô hoặc trà có nhãn, đóng hộp chắc, vì dễ giữ, dễ vận chuyển và người nhận dùng được lâu. Củ tươi khó giữ khi đặt số lượng lớn. Nên kèm một tờ hướng dẫn cách dùng và lời dặn hỏi thầy thuốc cho người có bệnh.
Có nên chuyển hết tiền trước khi nhận hàng?
Với người bán mới, không nên. Đặt cọc một phần, phần còn lại thanh toán sau khi kiểm hàng là cách cân bằng cho cả hai bên. Ghi rõ điều này trong tin nhắn chốt đơn, kèm cách xử lý khi hàng không đúng mẫu.
Hộp quà gồm sâm và sản vật khác cần giấy tờ gì?
Mỗi sản phẩm bao gói sẵn bên trong cần nhãn của đơn vị chịu trách nhiệm và hồ sơ công bố riêng. Người làm hộp quà nên cho xem hồ sơ của từng món. Nếu cơ quan cần hoá đơn, hỏi trước cách ghi tên hàng trên hoá đơn cho hộp tổng hợp.
Cửa hàng lấy sâm rời về tự đóng gói bán có được không?
Khi tự đóng gói và dán nhãn của mình, cửa hàng trở thành đơn vị chịu trách nhiệm về nhãn và hồ sơ sản phẩm, phải làm thủ tục an toàn thực phẩm tương ứng. Nên hỏi cơ quan an toàn thực phẩm của địa phương trước khi làm.
Hàng giao khác mẫu thì xử lý thế nào?
Chụp ảnh hàng giao cạnh mẫu đã giữ, báo người bán ngay trong ngày, đề nghị đổi, bù hoặc trừ tiền theo thoả thuận đã ghi. Nếu chưa có thoả thuận, phần mẫu, tin nhắn chốt quy cách và hoá đơn vẫn là căn cứ để thương lượng.
Đặt hàng quà Tết nên đặt trước bao lâu?
Càng sớm càng tốt, nhất là khi cần in hộp riêng. Hỏi người bán thời gian làm hộp, lượng hàng sẵn có và thời gian chuyển tới nơi nhận, rồi cộng thêm vài ngày dự phòng cho mưa, kẹt xe và chỉnh sửa thiết kế.